Artikel 1 Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Evenement: een hardloopwedstrijd die door de Organisator in enig jaar wordt georganiseerd.
2. Deelnemer: de natuurlijke persoon, niet handelend als ondernemer, die zich op een door de Organisator toegelaten wijze heeft ingeschreven voor deelname aan het Evenement.
3. Inschrijvende organisatie: organisatie die zich op een door de Organisator toegelaten wijze heeft ingeschreven voor deelname aan het Evenement.
4. Overeenkomst: de overeenkomst strekkend tot deelname van de Deelnemer aan het Evenement.
5. Organisator: EPIC Sports & Business bv (ingeschreven bij de KvK Rotterdam onder nummer 94033560).
6. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke Overeenkomst.

Artikel 2 Deelname

1. Deelname aan het Evenement is uitsluitend mogelijk voor een natuurlijke persoon die op de dag van het evenement tenminste de door de Organisator vastgestelde minimumleeftijd heeft bereikt. Deze is per Evenement terug te vinden via het inschrijfmenu en over het algemeen als volgt ingedeeld:

• Kids Runs zijn aangegeven met leeftijdscategorieën
• Hardloopafstanden vanaf 14 jaar
• Wandeltochten vanaf 12 jaar.

1. De Deelnemer mag aan het Evenement slechts deelnemen indien hij het daartoe strekkende inschrijfformulier volledig en naar waarheid heeft ingevuld, indien het inschrijfgeld volledig is voldaan en indien de deelnemer akkoord is gegaan met de algemene voorwaarden. De Organisator behoudt te allen tijde het recht om inschrijvingen met vals ingevulde persoonlijke gegevens te verwijderen.
2. De deelname aan het Evenement geschiedt door de Deelnemer persoonlijk. Het is dus niet toegestaan een ander in plaats van de Deelnemer aan het Evenement deel te laten nemen tenzij startnummer is overgedragen aan de ander.
3. Indien de Deelnemer heeft ingeschreven, is annulering en restitutie van het inschrijfgeld niet mogelijk.
4. Indien de Deelnemer heeft ingeschreven, is het mogelijk om de afstand waarvoor is ingeschreven te wijzigen. Bij wijziging van de afstand waarvoor is ingeschreven, vindt geen restitutie van inschrijfgeld, of deel daarvan, plaats. Wijziging naar een hogere afstand kan mits betaling van het verschil met de prijs van de hogere afstand is gedaan. Hoe dit kan worden gedaan staat uitgelegd op de website van het evenement op de pagina ‘inschrijven’.
5. Het overdragen van een Overeenkomst aan een derde is mogelijk via het wijzigen van de inschrijving. De datum tot wanneer dit kan is vermeld op de website van het evenement op de pagina ‘inschrijven’.
6. De Deelnemer verplicht zich bij inschrijving tot het betalen van het inschrijfgeld inclusief bestelde extra’s en/of betalingen voor het goede doel en dit ongeacht daadwerkelijke deelname.
7. De Inschrijvende organisatie verplicht zich bij het aanmelden van de teams tot betaling van het aantal ingeschreven teams.
8. Indien het Evenement op grond van uitzonderlijke omstandigheden niet door kan gaan, vindt geen restitutie van het inschrijfgeld plaats. Onder “inschrijfgeld” wordt mede verstaan een eventuele donatie aan het door de Organisator aan het Evenement verbonden goede doel en eventueel bestelde extra’s zoals bijvoorbeeld graveren medaille en een eventueel besteld T-Shirt. Overige uitgaven, kosten enzovoort worden in geen geval gerestitueerd of vergoed.

1. De Organisator kan op grond van uitzonderlijke omstandigheden besluiten het Evenement voortijdig te beëindigen, op te schorten of te neutraliseren. De Organisator kan eveneens op grond van uitzonderlijke omstandigheden besluiten de te lopen route of de af te leggen afstand te wijzigen. In bedoelde gevallen vindt geen restitutie van het inschrijfgeld plaats. Lid 8 is hierop van toepassing.
2. Een besluit van de Organisator om het Evenement geen doorgang te laten vinden doet geen aansprakelijkheid ontstaan voor vergoeding van de door de Deelnemer gemaakte kosten.

Artikel 3 Aansprakelijkheid

Deelname geschiedt voor eigen risico. De Organisator is niet aansprakelijk voor enige schade, hoe ook genaamd, die de Deelnemer mocht lijden als gevolg van de Deelname, tenzij deze schade het directe gevolg is van aan de Organisator toe te rekenen opzet of grove schuld. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook voor ernstige schadesoorten zoals alle mogelijke schadesoorten ten gevolge van letsel of overlijden.

1. Indien ondanks het bepaalde in het eerste lid van dit artikel aansprakelijkheid van de Organisator voor schade van de Deelnemer aangenomen moet worden, blijft de verplichting van de Organisator tot vergoeding van die schade beperkt tot ten hoogste het bedrag dat de verzekeraar van de Organisator ter zake van die schade uitkeert.
2. De Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van schade die hij of een nabestaande mocht lijden ten gevolge van zijn overlijden, letsel of ziekte, veroorzaakt door zijn deelname aan het Evenement.
3. De Deelnemer verklaart zich bekend met het feit dat deelname een goede gezondheid in zowel psychische als fysieke zin vereist, en verklaart dat hij aan deze eis voldoet en dat hij zich door training en anderszins voldoende zal hebben voorbereid op het Evenement. De Organisator adviseert de Deelnemer uitdrukkelijk en dringend zich in verband met de deelname aan het Evenement sportmedisch te laten keuren.
4. De Deelnemer vrijwaart de Organisator voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan de Deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten met betrekking tot het Evenement. De Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor bedoelde schade.
5. Sponsors van het Evenement en de gemeente(n) waarin het Evenement plaatsvindt zijn op dezelfde voet als de Organisator uitgesloten van aansprakelijkheid.

Artikel 4 Portretrecht

Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de Organisator en haar partners voor openbaarmaking van tijdens of rond het Evenement gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de Deelnemer zichtbaar is. Dit staat uitgebreid beschreven in de ‘Privacy Policy’ die onderdeel is van deze algemene voorwaarden. De ‘Privacy Policy’ staat online op deze website.

Artikel 5 Persoonsgegevens

De door de Deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door de Organisator opgenomen in een bestand. De Deelnemer verleent door het aangaan van de Overeenkomst toestemming aan de Organisator tot gebruik van de persoonsgegeven voor het verzenden van informatie aan de Deelnemer en voor het verstrekken van de persoonsgegevens aan Organisator en haar partners ten behoeve van het verzenden van informatie aan de Deelnemer.

Het is de Deelnemer te allen tijde toegestaan kosteloos schriftelijk of per e-mail aan te geven bezwaar te hebben tegen het verzenden van informatie door de Organisator of tegen het verstrekken van persoonsgegevens, waarna de Organisator dat verzenden respectievelijk dat verstrekken zal stop zetten. De Deelnemer verleent door het aangaan van de Overeenkomst toestemming aan de Organisator tot openbaarmaking van zijn naam en wedstrijdresultaten, bijvoorbeeld door middel van publicatie in dagbladen en via internet. Dit staat uitgebreid beschreven in de ‘Privacy Policy’ die onderdeel is van deze algemene voorwaarden. De ‘Privacy Policy’ staat online op deze website.

Artikel 6 Hulpdiensten en gezondheid

Tijdens evenementen van EPIC Sports & Business bv zijn verschillende hulpdiensten actief om in geval van gezondheidsproblemen van deelnemers eerste hulp of andere zorg te verlenen. Indien de hulpdiensten, medische professionals of wedstrijdleiding oordelen dat deelname van een individuele deelnemer niet langer verantwoord is vanwege gezondheids- of veiligheidsredenen, behoudt de organisatie zich het recht voor om de betreffende deelnemer uit de wedstrijd te halen.

De deelnemer erkent dat het opvolgen van adviezen van de hulpdiensten en wedstrijdleiding verplicht is en aanvaardt dat weigering hiervan tot uitsluiting van verdere deelname kan leiden.
De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele gevolgen van een beslissing om een deelnemer uit de wedstrijd te halen of de deelname te beëindigen. Deelname aan het evenement geschiedt op eigen risico.

Organisator behoudt zich het recht voor gegevens van deelnemers aan hulpdiensten te verstrekken en/of van deze hulpdiensten op te vragen op het moment dat er zorg verleend dient te worden aan de deelnemer in kwestie door betrokken hulpdienst(en). Denk hierbij aan persoonsgegevens van de deelnemer zelf en het noodnummer dat bij sommige evenementen opgegeven kan worden, of startnummers. Onder hulpdiensten worden verstaan het IMC-TEC, EHBO, ambulance, ziekenhuis, politie en brandweer.

Artikel 7 Geschillenregeling

Geschillen tussen de Organisator en de Deelnemer worden met uitsluiting van de burgerlijke rechter door arbitrage beslecht, overeenkomstig het arbitragereglement van de Atletiekunie of, bij gebreke daarvan, het reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut. Een geschil wordt geacht aanwezig te zijn, indien één van de beide partijen verklaart dat dit het geval is.

Artikel 8 Slotbepaling

Indien één of enkele artikelen van deze voorwaarden nietig of onwettig zouden zijn, om welke reden dan ook, doet dit geen afbreuk aan de geldigheid van de andere onderdelen van de voorwaarden.